Excel, Notion ou Airtable : lequel choisir pour gérer son activité ?
Quand on commence à structurer son activité, Excel est souvent le premier réflexe. Puis les informations se multiplient, les fichiers aussi, et une question finit par se poser : faut-il rester sur Excel ou passer à un outil comme Notion ou Airtable ?
Il n’existe pas de réponse unique. Ces trois outils peuvent être très efficaces, mais ils ne répondent pas exactement aux mêmes besoins.
L’essentiel est de choisir celui qui vous aide réellement à travailler plus simplement, sans créer une usine à gaz.
Excel : efficace tant que le besoin reste simple
Excel est un excellent outil pour suivre des informations sous forme de tableaux : budget, chiffre d’affaires, planning, liste de clients, suivi de commandes ou indicateurs.
Il est connu, flexible et souvent déjà utilisé dans l’entreprise.
Excel convient bien si :
- vous travaillez principalement avec des tableaux ;
- vous réalisez des calculs ou des analyses chiffrées ;
- vos données restent relativement simples ;
- une ou deux personnes utilisent le fichier ;
- vous n’avez pas besoin de relier de nombreuses informations entre elles.
Par exemple, pour suivre vos dépenses mensuelles ou tenir une liste de prospects, Excel peut parfaitement suffire.
Le problème apparaît souvent lorsque le fichier commence à contenir de nombreux onglets, des informations dupliquées ou des formules difficiles à maintenir.
À ce stade, ce n’est pas forcément Excel qui est mauvais : le besoin a simplement évolué.
Notion : pour regrouper informations, documents et organisation
Notion fonctionne différemment.
Il permet de réunir dans un même espace des documents, des procédures, des listes de tâches, des calendriers et des bases de données relativement simples.
C’est particulièrement intéressant lorsque les informations ne sont pas uniquement des chiffres.
Notion peut être adapté si vous souhaitez :
- centraliser vos procédures et documents ;
- organiser vos projets ;
- suivre vos tâches ;
- créer un espace de travail commun ;
- rassembler des informations aujourd’hui dispersées entre plusieurs fichiers.
Une petite entreprise peut par exemple avoir dans Notion son planning éditorial, ses procédures internes, son suivi de projets et sa documentation.
Notion est donc particulièrement intéressant pour organiser le travail et la connaissance de l’entreprise.
Airtable : lorsqu’il faut structurer et relier des données
À première vue, Airtable ressemble beaucoup à un tableur. Mais son fonctionnement est plus proche d’une base de données.
L’intérêt apparaît lorsqu’une même information doit être utilisée à plusieurs endroits.
Prenons un exemple : une entreprise souhaite suivre ses clients, leurs projets, les prestations commandées et les factures associées.
Avec plusieurs fichiers Excel, certaines informations risquent d’être saisies plusieurs fois.
Avec Airtable, il est possible de relier :
un client → plusieurs projets → plusieurs prestations
sans recopier les mêmes données partout.
Airtable devient intéressant si :
- vous gérez plusieurs types d’informations liées entre elles ;
- vos tableaux Excel commencent à devenir complexes ;
- plusieurs personnes doivent utiliser les mêmes données ;
- vous souhaitez créer différentes vues à partir des mêmes informations ;
- vous envisagez ensuite d’automatiser certaines tâches.
C’est notamment une bonne base pour construire un outil de gestion adapté au fonctionnement particulier d’une petite entreprise.
Alors, comment choisir ?
Je mettrais ici un petit tableau, parce que pour cet article il serait réellement utile :
| Votre besoin | Outil à envisager |
|---|---|
| Calculs, budgets, tableaux simples | Excel |
| Organisation, procédures, projets, documentation | Notion |
| Données structurées et reliées entre elles | Airtable |
| Beaucoup de calculs et d’analyses | Excel |
| Centraliser le fonctionnement d’une petite équipe | Notion |
| Construire un véritable outil de suivi métier | Airtable |
Et surtout :
Vous n’êtes pas obligé de choisir un seul outil.
Une entreprise peut très bien utiliser Excel pour sa comptabilité prévisionnelle, Notion pour ses procédures et Airtable pour son suivi commercial.
Le bon système est celui dans lequel chaque outil a une fonction claire.
Le signe qu’il est peut-être temps de changer d’outil
C’est une partie que j’ajouterais absolument, parce qu’elle fait naturellement le lien avec ton offre.
Quelques signes doivent alerter :
- vous saisissez plusieurs fois les mêmes informations ;
- personne ne sait vraiment quel fichier contient la bonne version ;
- votre tableau comporte tellement d’onglets qu’il devient difficile à utiliser ;
- une erreur dans une formule peut fausser tout votre suivi ;
- vous passez du temps à copier des données d’un outil à un autre ;
- certaines tâches pourraient être automatisées mais votre organisation actuelle ne le permet pas.
Dans ce cas, le problème n’est pas forcément l’outil lui-même.
Il peut simplement être nécessaire de repenser la façon dont les informations sont organisées.
Commencer par le besoin, pas par l’outil
Avant de choisir Notion ou Airtable parce qu’ils sont à la mode, il est préférable de regarder comment vous travaillez aujourd’hui.
Quelles informations devez-vous suivre ? Qui les utilise ? À quelle fréquence sont-elles mises à jour ? Quelles tâches prennent inutilement du temps ?
Parfois, un fichier Excel bien construit est la meilleure solution.
Dans d’autres cas, quelques heures passées à structurer correctement les données permettent de construire un outil beaucoup plus simple à utiliser au quotidien.