Comment je mène un projet
Chaque projet passe par les mêmes étapes, et chaque étape laisse une trace écrite. Ces documents vous sont destinés : vous savez ce qui a été décidé, ce qui a été construit et comment vous en servir. Si quelqu’un d’autre doit un jour intervenir sur votre outil, il a de quoi comprendre comment il fonctionne.
Exemples tirés d’une épreuve blanche de certification (agence immobilière fictive).
1. La note de cadrage
Avant de construire, je mets par écrit ce que vous m’avez décrit : votre activité, ce qui ne fonctionne plus, qui fera quoi, et surtout ce que le projet comprend et ce qu’il ne comprend pas. Vous la relisez et la validez avant que je commence. En cours de route, c’est à ce document qu’on revient, plutôt qu’à nos souvenirs.
2. Le parcours
Je dessine le chemin que suit une demande, de son arrivée jusqu’à sa clôture : qui la reçoit, qui décide, ce qui se passe quand il manque une information ou quand la réponse est non. C’est souvent sur ce schéma qu’on repère les cas oubliés, avant qu’ils ne posent problème.
3. L’architecture
Ce schéma montre les pièces de l’outil et la façon dont elles communiquent : qui s’y connecte, où sont rangées les informations, ce qui part automatiquement. Il sert de plan si l’outil doit évoluer, ou si quelqu’un d’autre doit intervenir dessus un jour.
4. Le plan des données
Il liste ce que l’outil garde en mémoire (ici les clients, les biens, les demandes et les visites) et la façon dont ces informations sont reliées. C’est ce qui évite les doublons et les informations recopiées à plusieurs endroits.
5. Le cahier de recette
Avant de vous livrer, je teste chaque fonction avec des situations réelles : une demande arrive, quelqu’un la traite, une notification part. Pour chaque test, je note ce qui devait se passer et ce qui s’est passé. Vous savez ainsi ce qui a été vérifié, et sur quoi vous appuyer si un problème apparaît plus tard.
6. La documentation vidéo
Je vous remets une vidéo de quelques minutes qui montre l’outil tel que vous l’utiliserez : vous connecter, retrouver les demandes qui vous concernent, planifier une visite et mettre à jour le suivi. Vous pouvez la revoir quand vous en avez besoin, ou la transmettre à une personne qui rejoint votre équipe.
Ces six documents vous sont remis pour les outils de gestion et les processus automatisés complets.
Parlons-en
Vous savez déjà ce qu’il vous faut, ou vous hésitez encore entre un site, un outil et une automatisation ? Décrivez-moi votre activité et ce qui vous prend du temps aujourd’hui. Je vous réponds sous 48 heures, et nous voyons ensemble par où commencer.
Basée à Toulouse, je travaille aussi à distance.